Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej – oferty firm zewnętrznych

Jeszcze kilka lat temu, firmy musiały same od A do Z zajmować się swoim biznesem. Wypożyczanie czy leasing sprzętów, samochodów nie był tak szeroko dostępny i popularny jak dziś. Nie można było korzystać z outsourcingu w różnych dziedzinach. Dziś można „wypożyczać” pracowników, a także korzystać z wielu usług z zewnątrz firmy. Jedną z niech jest obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

Obsługa korespondencji w firmie – zadanie czasochłonne i odpowiedzialne

Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej to działanie, które jest czasochłonne, odpowiedzialne, ale również kosztowne. Dlaczego czasochłonne? Ponieważ każdego dnia, lub kilka razy w tygodniu, któryś z pracowników biura musi przygotować lisy bądź paczki do wysłania. Musi zamówić koperty i inne materiały jeżeli ich brakuje. Zaadresować koperty, a także poświęcić czas na zamawianie kuriera, albo na wychodzenie na pocztę. Do tego należy również doliczyć czas wypełniania książek nadawczych, czy to w formie klasycznej, czy książek elektronicznych. Wszystko to zajmuje naprawdę sporo czasu. Dlaczego odpowiedzialne? Ponieważ korespondencja wychodząca i przychodząca musi być w ciągłym obiegu. Nawet najmniejsze opóźnienia, przeoczenia, czy nie wysłanie dokumentów w terminie może mieć poważne konsekwencje. A dlaczego kosztowne? Ponieważ wszystkie materiały potrzebne do wysyłania korespondencji kosztują – koperty, znaczki, kartony, kleje, taśmy klejące, papier czy tusz. Ponadto, należy wciąż pod uwagę również koszty dojazdu na pocztę, koszty zamawiania kuriera oraz koszty, jakie musimy ponieść z utrzymaniem stanowiska osoby, która się tym zajmuje. Z kolei, jeżeli wyznaczymy do tego obowiązku któregoś z naszych pracowników to albo będziemy musieli zapłacić mu dodatkowo, albo musimy się liczyć z tym, że każdego dnia nie będzie on wykonywał przynajmniej połowy swojej pracy, do której jest przygotowany. W ten sposób znacznie zmniejsza się wydajność pracy w firmie.

Outsourcing obsługi korespondencji w firmie

Dziś wiele firm decyduje się na outsourcing obsługi korespondencji wychodzącej i przychodzącej lub tylko wychodzącej, albo tylko przychodzącej. Wszystko zależy przede wszystkim od indywidualnych wymagań. Na czym polega taka usługa? Podpisujemy umowę z firmą zewnętrzną, w której dokładnie określa się zakres jej obowiązków w działu obsługi korespondencji. Zakres tych obowiązków może być bardzo szeroki: od przygotowywania samych dokumentów, np. ulotek, spersonalizowanych materiałów, poprzez ich pakowanie, adresowanie oraz wysyłanie, wraz z adnotacjami w książkach nadawczych. Jednakże, przedsiębiorca może zdecydować się na nieco węższy zakres obowiązków, np. tylko odbieranie i  adresowanie oraz dostarczanie korespondencji do oddziału poczty.

Dlaczego warto korzystać z najlepszych firm oferujących obsługę korespondencji?

Kiedy podliczymy wszystkie koszty związane z obsługą korespondencji w firmie, przekonamy się, że wynajęcie firmy może być rozwiązaniem znacznie tańszym. Oczywiście nie zawsze i nie w każdej firmę, dlatego współprace tę należy bardzo dobrze przemyśleć i skalkulować. Dzięki skorzystaniu z usług firm outsourcingowych zyskujemy większa elastyczność, więcej czasu i możliwość znacznie efektywniejszej pracy. Co oferują najlepiej przygotowane firmy działające w tej branży?

  • Terminowość – wszystkie przesyłki i listy dostarczane są na pocztę lub odbierane ze skrytek w ściśle określonym czasie.
  • Odpowiedzialność – rzetelne firmy musza dbać o swój wizerunek. Działają zatem odpowiedzialnie.
  • Obsługa klienta na najwyższym poziomie – obecnie firmy nie mogą pozwalać sobie na działania, które mogłyby zniechęcić klienta. Najlepsze firmy outsourcingowe stawiają na najwyższy poziom obsługi.
  • Elastyczność – klient decyduje, jakie usługi są mu potrzebne w danym czasie.
  • Nieabsorbująca współpraca – wszystko jest z góry ustalone. Zleceniodawca może być pewnien, że jego cenny czas zostanie poświęcony na inne zadania.
  • Bezpieczeństwo – zachowane zostają wszelkie zasady bezpieczeństwa, zwłaszcza te, dotyczące danych osobowych.